அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து வருகின்ற கடிதங்களில் ந.க. எண்; மூ.மு.எண் என்று எழுதி சில எண்களைக் குறிப்பிட்டு, நாளையும் அதில் குறிப்பிட்டு இருப்பார்கள்/R.c./K.dis./D.Disposal./Letters

அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து வருகின்ற கடிதங்களில் ந.க. எண்; மூ.மு.எண் என்று எழுதி சில எண்களைக் குறிப்பிட்டு, நாளையும் அதில் குறிப்பிட்டு இருப்பார்கள்.

அதனை நீங்களும் பார்த்திருக்கலாம்.

இந்த எண்கள் மிகவும் முக்கியமானவை என்பது நமக்குத் தெரியும்.

ஆனால், 

அதன் அருகில் எழுதப்பட்டுள்ள எழுத்துக்கள் எதைக் குறிக்கின்றன? என்பது பல பேருக்குத் தெரியாது. 

1. ந.க எண் என்றால், நடப்புக் கடித எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

2. ஓ.மு. எண் என்றால், ஓராண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

3. மூ.மு எண் என்றால்  மூன்றாண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

4. நி.மு. எண் என்றால் நிரந்தர முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

5. ப.மு. எண் என்றால், பத்தாண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்.

6. தொ.மு எண் என்றால், தொகுப்பு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

7.ப.வெ எண் என்றால்  பருவ வெளியீடு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

8. நே.மு.க எண் என்றால்,  நேர்முகக் கடித எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

மேற்கண்ட வார்த்தைகளில் ந.க.எண்  (நடப்புக் கணக்கு எண்) மட்டுமே அதிகப் பயன்பாட்டில் இருக்கும்.

நேர்முகக் கடிதம் என்பது, 

கீழ்மட்ட அலுவலருக்கு, மேல்மட்ட அதிகாரி எழுதும் கடிதம் ஆகும். இது நேரடியாகப் பேசியதற்குச் சமம் என்பதால், அதற்கான பதிலை கீழ்மட்ட அலுவலர் விரைந்து  அளிக்க  வேண்டும்.

மேற்கண்ட எண்கள் இல்லாமல் இருந்தால்…?

மேற்கண்ட குறிப்பு எண்கள் ஏதும் இல்லாமல் அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து கடிதம் உங்களுக்கு வந்தால்,  அந்தக் கடிதம் சட்டத்துக்குப் புறம்பாகத் தங்களின் அலுவலகப்பதிவேட்டில் பதியாமல் அரசு அலுவலர்கள் அனுப்பிய கடிதம் என்று நீங்கள் முடிவுசெய்து கொள்ளலாம்.

*கூடுதல் தகவல்கள்* 

நேர்முக கடிதம் என்பது மேல்மட்ட அலுவலர் கீழ்நிலை அலுவலருக்கு எழுதுவது மட்டுமல்ல கீழ்நிலை அலுவலரும் மேல்மட்ட அலுவலருக்கும் எழுதலாம்.

நேர்முக கடிதம் (D.O Letter ie. Demi Official) . இதில் இரண்டு முடிவுகள் விடுபட்டுள்ளது. 

1. அதிமு(அசல் திருப்பு முடிவு N.Dis- Natural Disposal ie. Redirecting original letter to subordinate officers for further reporting 

2.அதிக( அசல் திருப்பு கடிதம் N.Ref- Natural Reference- Mis sent cases - Redirecting original letter to the concerned officer for further action) அதுபோல கோப்பு முடிவிற்கு ஆங்கிலத்தில் 

1. ஓராண்டு முடிவு( L.dis- Lodged Disposal). 

2. மூன்றாண்டு முடிவு( K.dis- Keep Disposal) 

3.  பத்தாண்டு முடிவு( D.dis- Decennium Disposal) 

4. நிரந்தர முடிவு (R.dis.- Retention Disposal).

5.தொகுப்பு முடிவு( F.dis- File Disposal).  

மேலும் ப.மு கோப்பை பத்தாண்டுகள் கழித்து மறு ஆய்வு செய்து கோப்பை அழிக்கலாமா அல்லது நி.மு கோப்பாக மாற்றலாமா என முடிவு செய்ய வேண்டும். அதுபோல நி.மு கோப்பினை முப்பது ஆண்டுகள் கழித்து கோப்பை அழிக்கலாமா அல்லது நிரந்தர முடிவு ஆக தொடரலாமா என முடிவு செய்ய வேண்டும்.

*முக்கிய விதி- கோப்பு முடிவு செய்த வருடத்தை தவிர்த்து ஓ.மு. மூ.மு ப.மு மற்றும் நி.மு  கோப்பின் அழிக்கும் கால அளவினை கணக்கிட வேண்டும்*  

மேலும் கடித வரைவுகளில் குறிப்பாணை / அவசர குறிப்பாணை ( Memo / Urgent Memo), மேலெழுத்து/ மேற்குறிப்பு (Endorsement) மற்றும் அலுவல் சாரா குறிப்பு (U.O. NOTE- Unofficial Note)  உள்ளன.