அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து வருகின்ற கடிதங்களில் ந.க. எண்; மூ.மு.எண் என்று எழுதி சில எண்களைக் குறிப்பிட்டு, நாளையும் அதில் குறிப்பிட்டு இருப்பார்கள்/R.c./K.dis./D.Disposal./Letters

அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து வருகின்ற கடிதங்களில் ந.க. எண்; மூ.மு.எண் என்று எழுதி சில எண்களைக் குறிப்பிட்டு, நாளையும் அதில் குறிப்பிட்டு இருப்பார்கள்.

அதனை நீங்களும் பார்த்திருக்கலாம்.

இந்த எண்கள் மிகவும் முக்கியமானவை என்பது நமக்குத் தெரியும்.

ஆனால், 

அதன் அருகில் எழுதப்பட்டுள்ள எழுத்துக்கள் எதைக் குறிக்கின்றன? என்பது பல பேருக்குத் தெரியாது. 

1. ந.க எண் என்றால், நடப்புக் கடித எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

2. ஓ.மு. எண் என்றால், ஓராண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

3. மூ.மு எண் என்றால்  மூன்றாண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

4. நி.மு. எண் என்றால் நிரந்தர முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

5. ப.மு. எண் என்றால், பத்தாண்டு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்.

6. தொ.மு எண் என்றால், தொகுப்பு முடிவு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

7.ப.வெ எண் என்றால்  பருவ வெளியீடு எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

8. நே.மு.க எண் என்றால்,  நேர்முகக் கடித எண் என்ற வார்த்தைகளின் சுருக்கம்

மேற்கண்ட வார்த்தைகளில் ந.க.எண்  (நடப்புக் கணக்கு எண்) மட்டுமே அதிகப் பயன்பாட்டில் இருக்கும்.

நேர்முகக் கடிதம் என்பது, 

கீழ்மட்ட அலுவலருக்கு, மேல்மட்ட அதிகாரி எழுதும் கடிதம் ஆகும். இது நேரடியாகப் பேசியதற்குச் சமம் என்பதால், அதற்கான பதிலை கீழ்மட்ட அலுவலர் விரைந்து  அளிக்க  வேண்டும்.

மேற்கண்ட எண்கள் இல்லாமல் இருந்தால்…?

மேற்கண்ட குறிப்பு எண்கள் ஏதும் இல்லாமல் அரசு அலுவலகங்களில் இருந்து கடிதம் உங்களுக்கு வந்தால்,  அந்தக் கடிதம் சட்டத்துக்குப் புறம்பாகத் தங்களின் அலுவலகப்பதிவேட்டில் பதியாமல் அரசு அலுவலர்கள் அனுப்பிய கடிதம் என்று நீங்கள் முடிவுசெய்து கொள்ளலாம்.

*கூடுதல் தகவல்கள்* 

நேர்முக கடிதம் என்பது மேல்மட்ட அலுவலர் கீழ்நிலை அலுவலருக்கு எழுதுவது மட்டுமல்ல கீழ்நிலை அலுவலரும் மேல்மட்ட அலுவலருக்கும் எழுதலாம்.

நேர்முக கடிதம் (D.O Letter ie. Demi Official) . இதில் இரண்டு முடிவுகள் விடுபட்டுள்ளது. 

1. அதிமு(அசல் திருப்பு முடிவு N.Dis- Natural Disposal ie. Redirecting original letter to subordinate officers for further reporting 

2.அதிக( அசல் திருப்பு கடிதம் N.Ref- Natural Reference- Mis sent cases - Redirecting original letter to the concerned officer for further action) அதுபோல கோப்பு முடிவிற்கு ஆங்கிலத்தில் 

1. ஓராண்டு முடிவு( L.dis- Lodged Disposal). 

2. மூன்றாண்டு முடிவு( K.dis- Keep Disposal) 

3.  பத்தாண்டு முடிவு( D.dis- Decennium Disposal) 

4. நிரந்தர முடிவு (R.dis.- Retention Disposal).

5.தொகுப்பு முடிவு( F.dis- File Disposal).  

மேலும் ப.மு கோப்பை பத்தாண்டுகள் கழித்து மறு ஆய்வு செய்து கோப்பை அழிக்கலாமா அல்லது நி.மு கோப்பாக மாற்றலாமா என முடிவு செய்ய வேண்டும். அதுபோல நி.மு கோப்பினை முப்பது ஆண்டுகள் கழித்து கோப்பை அழிக்கலாமா அல்லது நிரந்தர முடிவு ஆக தொடரலாமா என முடிவு செய்ய வேண்டும்.

*முக்கிய விதி- கோப்பு முடிவு செய்த வருடத்தை தவிர்த்து ஓ.மு. மூ.மு ப.மு மற்றும் நி.மு  கோப்பின் அழிக்கும் கால அளவினை கணக்கிட வேண்டும்*  

மேலும் கடித வரைவுகளில் குறிப்பாணை / அவசர குறிப்பாணை ( Memo / Urgent Memo), மேலெழுத்து/ மேற்குறிப்பு (Endorsement) மற்றும் அலுவல் சாரா குறிப்பு (U.O. NOTE- Unofficial Note)  உள்ளன.

பதிவு அறை (Record Room)

ஒரு அரசு அலுவலகத்தின் பூட்டி வைக்கப்பட்டு இருந்த பதிவு அறைக்குள் (Record Room) ஒரு சின்ன இடைவெளி வழியாக ஒரு பாம்பு புகுந்தது.

அதனை, அவ்வலுவலக ஊழியர் ஒருவர் பார்த்து விட்டு, தனது கண்காணிப்பாளரிடம் இவ்வாறு நமது அலுவலகத்திற்குள் பாம்பு புகுந்து விட்டது என்று தெரியப்படுத்தினார்.

 கண்காணிப்பாளரும், தனது மேல் அதிகாரியுடன் கலந்து ஆலோசிக்க நினைத்தால் அவர் அலுவல் விஷயமாக ஒரு வாரம் வெளியூர் சென்று இருந்தார்.

 ஒரு வாரம் கழித்து மேல் அதிகாரி வந்தவுடன், கண்காணிப்பாளர் அவரிடம், கடந்த வாரம் தாங்கள் இல்லாத பொழுது நமது அலுவலகத்திற்குள் ஒரு பாம்பு புகுந்து விட்டது, அதனைப் பிடிக்க வேண்டிய நடைமுறைகள் குறித்து உங்களிடம் ஆலோசிக்க வேண்டும் என்று கூறினார்.

மேலதிகாரியும், “சரி, அந்தப் பாம்பினைப் பிடிக்க வனத்துறைக்கு கடிதம் எழுதுங்கள்” என்று கூறிவிட்டார்.

கண்காணிப்பாளரும், பாம்பினைப் பிடித்து தர வனத்துறைக்கு கடிதம் எழுத, அங்கு இருந்து ஒரு வாரம் கழித்து பதில் வந்தது.

“பாம்பினைப் பிடிக்கும் எங்கள் அலுவலக ஊழியர்கள் தற்சமயம் இல்லை, அவர்கள் ஒரு மாதம் பயிற்சிக்காக சென்று உள்ளனர். நீங்கள் ஒரு தனியார் பாம்பு பிடிப்பவரை வைத்து பிடித்துக் கொள்ளுங்கள்” என்று தெரிவித்து இருந்தார்கள்.

உடனே, கண்காணிப்பளாரும், அடுத்து ஒரு கடிதத்தை வனத்துறைக்கு எழுதினார், அதில் “அவ்வாறு நாங்கள் தனியாரை வைத்து பாம்பு பிடித்தால், அவருக்கு கொடுக்கப்பட வேண்டிய ஊதியம் வனத்துறை மூலம் எங்களுக்கு தரப்படுமா?” என்று கேட்டு இருந்தார். அதற்க்கு, “இல்லை, அவ்வாறு கொடுக்கப்பட மாட்டாது, நீங்களே அதற்க்கு உண்டான ஊதியத்தினை அரசிடம் இருந்து பெற்று கொடுங்கள்” என்று பதில் வந்தது.

 உடனே, கண்காணிப்பாளர் வனத்துறையினர் அறிவுரையை மேற்கோள் காட்டி தலைமை செயலகத்திற்கு ஒரு கடிதம் எழுதினார்.

அதில் இவ்வாறு பாம்பு புகுந்து விட்டது, அதனை பிடிப்பதற்கு உண்டான ஊதிய தொகையை தனி அரசு ஆணை மூலம் பட்ஜெட்டில் போட்டு தர வேண்டும் என்று கோரி இருந்தார்.

அதற்க்கு, தலைமை செயலகத்தில் இருந்து இருவரங்களில் ஒரு பதில் வந்தது, உங்கள் அலுவலகத்தில் இதற்க்கு முன்னர் இது போன்ற பாம்பு புகுந்த சம்பவம் நடந்து இருக்கிறதா? என்று கேட்டு இருந்தார்கள்.

 கண்காணிப்பாளரும், இல்லை, இதுதான் முதல் தடவை என்று பதில் எழுதினார்.

பின்னர் மேலும் இரு வாரங்கள் கழித்து தலைமை செயலகத்தில் இருந்து ஒரு கடிதம் வந்தது. அதில் உங்களது பக்கத்துக்கு அலுவலங்களில், அல்லது உங்கள் துறை சார்ந்த வேறு அலுவலகங்களில் இது போன்ற சம்பவம் நடந்து உள்ளதா? என கேட்டு இருந்தார்கள். அதற்க்கும் கண்காணிப்பாளர் “இல்லை” என்று பதில் அனுப்பினார்.

பின்னர், தலைமை செயலகத்தில் இருந்து பிற துறைகளில் இது போன்று நடந்து இருந்தால் அதனை விசாரித்து அனுப்ப கேட்டு இருந்தார்கள்.

கண்காணிப்பாளரும், அவ்வாறு தனக்குத் தெரியவில்லை, நீங்களே விசாரித்து பாம்பினைப் பிடிப்பதற்கு உண்டான கூலி தொகையை கொடுக்க வேண்டும் என்றும் கேட்டுக் கொண்டார்.

பின்னர், சில நாட்கள் கழித்து, தலைமை செயலகத்தில் இருந்து, பாம்பு என்றால் எத்தனை பாம்பு ?என்று தங்கள் கடிதத்தில் தெரியப்படுத்த வில்லை. அதனை தெளிவு படுத்துமாறு கூறி கடிதம் வந்தது.

கண்காணிப்பளாரும் ஒரு பாம்பு என்று பதில் அனுப்பினார்.

பின்னர் அங்கிருந்து, அந்த ஒருபாம்பினைப் பிடிக்க 200-ரூபாய் அரசு மூலம் தங்கள் அலுவலகத்திற்கு அனுப்பப்படுவதாக அரசு ஆணை வந்தது.

கண்காணிப்பாளரும், ஒரு பாம்பு பிடிப்பவரைக் கூப்பிட்டு அந்த பாம்பினைப் பிடியுங்கள், ரூ-200 தருகிறேன் என்று கூற, அவரோ பணம் கையில் வந்தால் மட்டுமே பாம்பு பிடித்து தருவேன் என்று கூறி விட்டார்.

உடனே, கண்காணிப்பளாரும், சரி ரூ-200 க்கான பட்டியல் தாருங்கள், நான் கருவூலத்தில் அதனை வாங்கிய பின்னர் தங்களை அழைக்கிறேன் என்று பட்டியலை வாங்கி தனது ஊழியர் மூலம் கருவூலத்தில் சமர்ப்பித்தார்.

ஆனால், கருவூலத்தில் ஒரு வாரம் கழித்து தங்கள் இணைத்துள்ள அரசு ஆணையில் Section Officer கையெழுத்து உள்ளது. எங்களுக்கு Under Secretary கையொப்பம் போட்ட பிரதி வேண்டும் என்று பட்டியலை திருப்பி அனுப்பினார்கள்.

பின்னர், கண்காணிப்பாளரும், மீண்டும் தலைமை செயலகத்திற்கு கடிதம் எழுதி தங்களுக்கு Under Secretary கையொப்பம் போட்ட பிரதி வேண்டும் என்று கேட்டு வாங்கி இணைத்து அனுப்பினார்.

பின்னர் கருவூலத்தில், பட்டியலில் தனியாருக்கான GST விபரம் இல்லை, என்று இரண்டாம் முறையாக திருப்பி அனுப்பினர். கண்காணிப்பாளரும், GST-யுடன் கூடிய பில்லினை வாங்கி மூன்றாம் முறையாக சமர்ப்பித்தார்.

பின்னர், கருவூலத்தில், இந்த மாத சம்பளம் உங்களது அலுவலகத்தில் இன்னும் IFHRMS மென்பொருளில் சமர்ப்பிக்க வில்லை என்று கூறி அந்தப் பட்டியலை வாங்க மறுத்தனர். IFHRMS-ல் போடலாம் என்று நினைக்க, சர்வர் வேலை செய்ய வில்லை, உடனே விப்ரோ வை தொடர்பு கொண்டு கேட்க, அவர்கள் சர்வர் இரண்டு நாட்களுக்கு SHUT DOWN என்று கூறி விட்டார்கள்.

பின்னர் இரு நாட்கள் கழித்து கண்காணிப்பாளரும், உதவியாளர் உதவியுடன் அந்த மாத சம்பள பட்டியலை தயார் செய்து கருவூலத்தில் நான்காம் முறையாகக் சமர்ப்பித்தார்.

பின்னர், கருவூலத்தில், இந்த பாம்பு பில்லினை IFHRMS-ல் போட்டீர்கள் என்று கேட்க கண்காணிப்பளார் இல்லை என்று கூற, இதனையும் நீங்கள் கண்டிப்பாக IFHRMS-ல் போட வேண்டும் என திருப்பி அனுப்பினர்.

பின்னர் கண்காணிப்பளார் அதனையும் IFHRMSல் போட்டு பில்லினை சமர்ப்பிக்க, இறுதியாக கருவூலத்தில் வாங்கிக் கொண்டனர்.

பத்து நாட்கள் கழித்து, கருவூலம் மூலமாக பணம் பாம்பு பிடிப்பவர் அக்கௌண்டில் Rs.200/- வர, அவர் பாம்பு பிடிக்க கிளம்பி வந்தார்.

வந்ததும் கண்காணிப்பாளரிடம், எந்த ரூம்? என்று கேட்க, அவரும் பதிவறையை கை காட்டினார்.உள்ளே பாம்பு பிடிக்க சென்றவர், இந்தப் பாம்பினையும் பிடிக்காமல் வெறும் கையுடன் திரும்பி வந்தார், 

அவரிடம் அனைவரும் என்னாச்சு? என்று வினவ, அவரோ, நீங்கள் ஒரு பாம்பு பிடிப்பதற்கு தான் ரூ.200 கொடுத்தீர்கள், ஆனால் உள்ளே சென்ற பாம்பு குட்டி போட்டு பின்னர் அந்த குட்டிகளும் வளர்ந்து குட்டி போட்டு இப்போ 100 பாம்புகளுக்கு மேல் உள்ள இருக்கின்றன என்று கூற, கண்காணிப்பாளர் மயக்கம் போட்டு விழுந்தார்.