*அலுவலக நடைமுறை*

அரசு அலுவலகங்களில் செயல்படுத்தப்படும் முறைக்கு “டோடன்ஹாம் முறை’ என்று பெயர். முதலில் அலுவலப்பணிகளை பிரிவுகளாகப் பிறித்துக்கொள்ளவேண்டும், பிரிவுகளுக்கு அடையாள எண்கொடுக்கப் படவேண்டும். கையாளப்படும் பொருள் மற்றும் ஊழியர்கள் அடங்கிய பட்டியல் தயார் செய்யப்பட வேண்டும். ஓவ்வொரு பிரிவும் ஒரு பிரிவுத்தலைவரின் கீழ் செயல் படும். அலுவலகம் ஒரு மேலாளரின் கீழ் (சரிச்த்ததார்) செயல்படும். அலுவலகம் சீராக நடப்பதற்க்கு அலுவலக மேலாளர் பொறுப்பு. அலுவலக மேலாளர் அலுவலக்ப்பணி காலதாமதம் இல்லாமல் நடைபெறுவதை உறுதி செய்யவேண்டும். அலுவலகத்தில் பராமரிக்கப்படும் பதிவேடுகளை இவர் சரிபார்க்க வேண்டும். பணிக்குப் பொருந்தாத ஊழியரோ அல்லது தாமதம் செய்யும் ஊழியரோ இருந்தால் இவர் உடனே மேல்அதிகாாியின் கவனத்திற்கு எடுத்து செல்ல வேண்டும், அவ்வாறு செய்யாவிடில் கடமையிலிருந்து தவறியவராவார். அலுவலகத்தில் தினசரி வரும் கடிதங்கள், மனுக்களைப் பிரித்து பதிவு செய்வது, தொடர்பான பிரிவுகளுக்குச் சேர்ப்பது இவைகளின் மேல் தேவையான நடவடிக்கை எடுப்பது, குறிப்புக்களை மேல் அதிகாரிக்கு சமர்பித்து, அவர்கள் ஆணை பெறுவது, பின்பு அவைகளுக்குத் தேவையான கடிதங்களை எழுதி ஒப்புதல் பெறுவது , சுத்தநகலை எடுத்து வெளியே அனுப்புவது போன்ற பல அலுவல்களை உள்ளடக்கியது அலுவலக நடைமுறை ஆகும். அரசு அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு கடிதமும் வரிசையாக எண்ணிடப்படும். இம்முறை எக்கடிதமும் தவறாமல் கவனிக்கப்படவேண்டும் என்பதை உறுதி செய்யும். எண்ணிடப்பட்ட கடிதங்கள் பகிர்மாணப் பதிவேட்டில் (Distribution Register) பதியப்பட வேண்டும். இப்பதிவேட்டில் இக்கடிதங்கள் எந்தப்பிரிவிற்கு, எந்தப்பிரிவு எழுத்தருக்கு ஒதுக்கப்படுகிறது என்னும் தகவல்களைக் கொண்டிருக்கும். ஒவ்வொரு எழுத்தரும் தாம் கையாளும் கடிதங்களுக்கான தகவல்களைத் “தன் பதிவேடு” ( Personal Register) என்னும் பதிவேட்டில் பதிய வேண்டும். புதிய கடிதமாக இருந்தால் புதிய கோப்பிலும், கடிதம் ஏற்கனவே கையாளும் கோப்பு தொடர்பாக இருந்தால், அக்கோப்பிலும் இணைத்து நடவடிக்கை எடுக்க வேண்டும். ஒரு எழுத்தரின் பணிகுறித்த அனைத்துத் தகவல்களையும் உள்ளடக்கிய இப்பதிவேடு முக்கியமானதாகும். அலுவலக மேலாளர் குறிப்பிட்ட கால அளவில் இவைகளைத் தவறாமல் தணிக்கை செய்வார். இது போலவே அலுவலகத்திலிருந்து அனுப்ப வேண்டிய கால முறை அறிக்கைகளை “காலமுறைப்பதிவேட்டில்” (Periodical Register) பதியவேண்டும். காலமுறைப்பதிவேடு யாருக்கு, எப்பொழுதெல்லம் காலமுறை அறிக்கைகள் அனுப்ப வேண்டும் என்ற தகவல்களை கொண்டது. சுத்த நகல் எடுப்பதற்காக “சுத்த நகல் பதிவேடு” ( Fair copy Register)அனுப்புகையைக் கண்காணிக்க “அனுப்புகைப்பதிவேடு” ( Dispatch Register) களும் பராமரிக்கப்படவேண்டும். முக்கியமான கடிதங்களில் சிறப்பு கவனம் செலுத்த “சிறப்புப்பதிவேடும்” ( Special Register) பராமரிக்கப்படவேண்டும்.

*நீக்கம்/அழித்தல்*

அரசு அலுவலகங்களில் முடிவுற்ற கோப்புகளை எத்தனை காலம் வைத்திருக்கவேண்டும், எப்பொழுது அழிக்கலாம் என்பதற்கான அறிவுரைகள் தெளிவாக உள்ளன. கோப்புகளின் வகைகளைப் பொருத்து அவை உடனே அழிக்கப்பட வேண்டியவை (N. Dis’ Immediate Disposal ) ஓராண்டு கழித்து அழிக்கப்பட வேண்டியவை (L.Dis. Destruction after one year) மூன்றாண்டு காலம் வைக்கப்பட வேண்டியவை (K. Dis. Destruction after three year), நிரந்தரமானவை (R.Dis)என்று பல வகையாகப்பிரித்து பராமரிக்கப்படும்.

அலுவலகத்திற்கு வரும் ஒவ்வொரு கோரிக்கையும் தாமதமில்லாமல் முறையாக நடவடிக்கை எடுக்கப்படும் வண்ணம் நடைமுறை உருவாக்கப்பட்டுள்ளது.